Företagsledningen för Neonia AB har definierat och dokumenterat företagets policy, mål och åtagande beträffande kvalitet. Kvalitetschefen ansvarar för att kvalitetspolicyn förstås, tillämpas och upprätthålls inom hela företaget.
Kvalitetssystemet består av en kvalitetshandbok, som både övergripande och i detalj beskriver vårt kvalitetssystem. Samt en kvalitetsmanual, som övergripande beskriver de väsentligaste i vårt kvalitetsarbete. Kan användas som information till kunder eller potentiella kunder. Manualen är ett s k ostyrt dokument,vilket innebär att den inte uppdateras. Detta måste meddelas den som erhåller manualen.
Neonias affärsidé
Neonia skall utföra lokalvård med hög kvalitet och kompetent personal för företag och för den offentliga sektorn. Vi skall erbjuda kostnadseffektiva och kundanpassade lösningar med miljöanpassning.
1.1 Kvalitetspolicy och kvalitetsmål
Neonias kvalitetspolicy
- Våra tjänster skall uppfylla våra kunders krav, behov och förväntningar
- Lokalvården skall utföras i rätt tid och på överenskomna villkor och med en jämn kvalitetsnivå
- Varje anställd skall alltid sträva efter att behålla och förbättra kvaliteten på sitt eget arbete
Vår strävan är att leva upp till denna kvalitetspolicy. Våra tjänster skall levereras enligt kontrakt och förväntningar. Samtliga våra kunder, stora som små, skall alltid känna trygghet och förtroende för oss. Att göra rätt från början och leverera i rätt tid skall gälla för allt arbete inom företaget. Vi strävar att ständigt förbättra oss och vår kvalitet Vi vill att följande skall känneteckna oss
- Vi erbjuder kostnadseffektiva lösningar inom lokalvård med en god långsiktig ekonomi
- Vi håller det vi lovat
- Vi utbildar kontinuerligt all vår personal – ett stort yrkeskunnande
- Vi sätter kunden i centrum genom att föra en dialog med kunder, leverantörer och medarbetare. Vi vill ständigt bli bättre på att tillgodose kundernas behov
- Vi har en hög tillgänglighet inom hela företaget. Det är lätt att nå oss
Neonias kvalitetsmål
Övergripande mål
- Att göra rätt från början, i rätt tid och till överenskomna villkor – målet är alltså ”Noll fel”
- Maximal kundtillfredsställelse
- Rätt kompetens hos medarbetarna
Detaljerade mål
Våra detaljerade mål är tidsbegränsade, mätbara och skall följas upp
- Minska antal avvikelser med 10% under tiden 160901-171231
- Öka kundnöjdhet med 10% under tiden 160901-171231
Vi mäter de detaljerade målen enl följande:
- Antal avvikelser mäts med hjälp av avvikelserapporterna enligt rutinen i kapitel 14.
- Kundnöjdhet mäts med hjälp av kundenkäter som genomförs 2 gånger per år (dok.nr 1.3 & 1.4)
Kvalitetschefen ansvarar för mätning och uppföljning, bl a med grafer. Rapportering efter varje uppföljning till VD och ledningsgruppen. Se vidare kap 20 om mätmetoder
1.2 Organisation
Neonia AB är ett privatägt företag som utför all slags lokalvård med kontor i Stockholm.
Organisationen beskrivs i bifogade organisationsschema.
1.2.1 Ansvar och befogenheter
Neonia har en organisation med väl definierade ansvarsområden och befogenheter. Befogenheter samt ansvar och arbetsuppgifter finns dokumenterade på dok.nr 1.1 och 1.2.
1.2.2 Resurser
Erforderliga resurser i form av personal, kompetens och hjälpmedel finns för att leva upp till de krav som ställs på verksamheten. Kvalitetschefen ansvarar för att man lever upp till dessa krav.
Revision av kvalitetssystemet utförs av kvalitetschefen enligt instruktioner i kapitel 17, som inkluderar en tidplan när dessa revisioner skall genomföras.
1.2.3 Ledningens representant
Företagsledningen har delegerat ansvar och befogenheter till kvalitetschefen att säkerställa att kvalitetssystemet förstås, tillämpas och upprätthålls. Han är alltså ansvarig för alla kvalitetssäkringsfrågor och skall fortlöpande övervaka att kraven enligt standarden uppfylls. Och har befogenhet att sätta in kvalitetsåtgärder.
Kvalitetschefen ingår i företagsledningen.
1.3 Ledningens genomgång
Företagsledningen skall genomföra periodiska genomgångar av kvalitetssystemet (4-6 möten/år). Denna utvärdering skall granska att systemet är effektivt och ändamålsenligt. Kvalitetsschefen rapporterar regelbundet till ledningen hur man upprätthåller kvalitetssystemet, inkl problem och avvikelser som uppstår. Följande punkter skall vara stående på agendan för dessa genomgångar:
- Kvalitetssäkringssystemets utformning och införande
- Kvalitetsorganisationen, inkl bemanning och resurser
- Kvalitetsbristkostnaders storlek och förändring
- Bedömning av nuvarande kvalitetsnivå samt uppföljning av kvalitetsmål
- Genomförande av de interna revisionerna samt uppföljning av korrigerande och förebyggande åtgärder
- Information som är baserad på omdömen från kunder (via kundenkäter), inkl reklamationer och egna kvalitetskontroller
- Planer och förbättringsprogram
Kvalitetschefens rapporter om externa och interna revisioner skall framläggas till företagsledningen för genomgång.
Protokoll från genomgångarna skall upprättas och förvaras i pärmen Redovisande dokument. Uppföljning av beslut som ledningen fattat skall också dokumenteras och förvaras tillsammans med protokollet.